Практическое руководство для закупщиков и HR: как без срывов запустить массовую раздачу подарков на 100–1000 сотрудников — когда стартовать, кто за что отвечает, какие макеты и документы нужны.
Статья поможет быстро спланировать массовый заказ: состав, брендирование, маркировка, сбор адресов, упаковка, логистика по России, контроль качества и бюджет. Актуально для центральных и региональных офисов, удалённых команд и филиальной сети.
Когда стартовать: ориентиры по срокам
- За 6–8 недель: бриф, бюджет/чел., количество, география; выбор поставщика, ТЗ на состав и упаковку; запрос пробного набора.
- За 4–6 недель: финализация состава, бренд-стикера/карточки-вкладыша, согласование макетов, резерв сырья под партию.
- За 3–4 недели: печать и поставка упаковки, производство и комплектация; сбор адресов для индивидуальной доставки (если нужна).
- За 1–2 недели: контроль готовности, выбор окна доставки (одной партией на офис / индивидуально сотрудникам), финальные документы и оплата.
Пик сезона — ноябрь–декабрь: чем раньше начнёте, тем стабильнее цены и логистика.
Кто за что отвечает: роли в проекте
- Заказчик (HR/закупки) — бюджет, количество, график, ТЗ на наполнение/категории, финальное ОК на макеты и счёт.
- Маркетинг/бренд — фирменный стиль, макеты стикера/карточки, тональность поздравления, доп. мерч при необходимости.
- Юрист — проверка маркировки/информации на вкладыше, согласия на обработку персональных данных.
- Финансы — условия и закрывающие документы.
- Логистика/офис-менеджеры — окно отгрузки, контактное лицо, пропускной режим и приёмка; либо правила индивидуальных доставок.
- Поставщик — производство, маркировка, фотопробы/пробные наборы, упаковка, комплектация, контроль качества.
- Курьерская служба — SLA по доставке (одной партией или «до двери» сотруднику), требования к упаковке.
Быстрый расчёт: бюджет → «вес» набора → партии
Обозначения: B — бюджет/чел., ₽; Ppack — упаковка, ₽/набор; Pbrand — бренд-стикер/карточка, ₽/набор; Pship — доставка, ₽/набор; r — резерв, %; C — ориентир цены/кг (зависит от состава); S — сумма на сладости, ₽; W — вес сладостей, г.
- S = B·(1 − r/100) − Ppack − Pbrand − Pship — деньги, которые идут на сладости.
- W = max(0, S / C) · 1000 — ориентировочный «вес» сладостей на набор.
- Total = B · кол-во сотрудников — общий бюджет партии.
Подбор состава влияет на цену/кг (шоколад дороже печенья), а индивидуальная доставка добавляет Pship — учитывайте это в расчёте.
Что обязательно на вкладыше/наклейке (ТР ТС 022/2011)
Для готовых наборов указывают: наименование, состав (по убыванию), количество/масса, дата изготовления, срок годности, условия хранения, изготовитель/импортёр, страна происхождения (при необходимости), знак ЕАС. Для специализиров. продукции — правила указания пищевой ценности.
Текст должен быть читаемым; в регламенте также описаны правила округления пищевой ценности и формулы пересчёта.
Адреса для «до двери»: как не нарушить 152-ФЗ
- Если собираете ФИО/телефон/адрес сотрудника для доставки, оформите согласие и опубликуйте Политику конфиденциальности на площадке сбора (форма/анкета/бот).
- Первичный сбор и хранение ПДн россиян должны происходить на серверах, физически расположенных в РФ (обновления 2025 года).
- Трансграничную передачу допускают, если ПДн уже собраны и хранятся в РФ и выполнены цели/условия Закона.
Назначьте ответственного (оператора ПДн), ограничьте доступ и сроки хранения, ведите реестр контрагентов, кому передаются ПДн (курьерские службы и т. п.).
Упаковка и логистика: одной партией или индивидуально
- Поставка на офис: выгодно при плотной команде и внутренней раздаче в один день — нулевая логистика на набор.
- Индивидуально каждому: удобно для распределённых команд. Для частных отправлений есть тариф «Посылочка» — доставка по РФ с включёнными упаковкой и страховкой (несколько размеров коробок). Стоимость зависит от маршрута/веса; уточняйте по калькулятору оператора.
- Соблюдайте требования к упаковке: тип тары под вложение, фиксация, заполнение пустот, запрет на «сплошную плёнку» и скрытие содержимого от осмотра.
План-график проекта (пример под офисную раздачу)
- Бриф (1–2 дня) — бюджет/чел., количество, города, формат раздачи; требования к бренду.
- Подбор и пробный набор (2–5 дней) — микс/вес, аллергены, упаковка (картон/жесть/текстиль); фото/видео-подтверждение.
- Макеты (3–7 дней) — стикер на рулоне / карточка-вкладыш; проверка юриста по ТР ТС 022/2011.
- Производство и комплектация (5–14 дней вне пика) — входной контроль, маркировка, паллетирование.
- Доставка (1–5 дней по РФ) — одной партией или индивидуально по адресам; ежедневный статус-репорт от курьерской службы.
Что выбрать под ваш бюджет
- 500 ₽ — смешанный набор (печенье + шоколад), базовый картон, 6–10 позиций.
- 1000–1200 ₽ — больше шоколада, премиальный картон, карточка-вкладыш с поздравлением.
- 2000–3000 ₽ — жесть/текстиль, премиальные позиции; уместно брендингом подчеркнуть ценности компании.
Чек-лист: запустили всё по уму
- Бюджет/чел. и общее количество подтверждены; список городов/филиалов готов.
- Состав и вес набора согласованы; учтены аллергенные позиции.
- Выбрана упаковка и способ брендирования; есть пробный набор/фото.
- Макеты прошли юридическую проверку на соответствие ТР ТС 022/2011 (название, состав, масса, срок годности, условия хранения, изготовитель, ЕАС).
- Согласия на ПДн получены; политика и форма на площадке сбора адресов опубликованы; хранилище — в РФ.
- Утверждён график производства/комплектации; назначен ответственный за приёмку.
- Способ доставки согласован: одной партией на офис или индивидуально; упаковка соответствует требованиям курьерской службы.
- Документы и оплата — по договору; закрывающие сформированы.
Частые ошибки и как их избежать
- Старт в декабре → дефицит упаковки/сырья и удорожание логистики. Бронируйте заранее.
- Нет резерва 5–7% на колебания цен → «не влезаем» в бюджет/вес.
- СТМ-макеты без юр-проверки → риск претензий к маркировке.
- Сбор адресов через зарубежные формы → нарушение 152-ФЗ. Собирайте/храните данные в РФ.
Нужны примеры под ваш бюджет и географию? Напишите нам — подберём состав, упаковку и формат раздачи.